NOM-004, NOM-024 y aviso de funcionamiento: qué necesita su consultorio

La NOM-004-SSA3-2012 regula el expediente clínico, la NOM-024-SSA3-2012 se refiere a los sistemas de registro electrónico para la salud, y el aviso de funcionamiento informa a la autoridad sanitaria que un establecimiento opera. Son temas distintos que suelen mezclarse. Esta guía explica para qué sirve cada uno y qué conviene revisar en un consultorio privado.

Resumen rápido

NOM-004: el expediente clínico

La NOM-004-SSA3-2012 establece criterios para elaborar, integrar, usar y conservar el expediente clínico. Se publicó en el Diario Oficial el 15 de octubre de 2012 y aplica también a consultorios privados.

Un expediente suele incluir:

• Datos del establecimiento y del paciente.
• Historia clínica.
• Notas de evolución.
• Resultados de estudios.
• Indicaciones y tratamiento.
• Cartas de consentimiento informado, cuando correspondan.
• Nombre, firma y cédula de quien atiende.

Conservación. Las fuentes coinciden en un plazo mínimo de cinco años, contado desde el último acto médico. Verifique el texto oficial, sobre todo para casos especiales, y consulte si su situación exige conservarlo más tiempo.

Confidencialidad. La información es privada. Se entrega al paciente o a terceros solo en los casos y bajo las formas que marca la norma. Una solicitud de un familiar, o de un abogado, debe revisarse antes de responder.

Errores frecuentes:

• Notas ilegibles o sin firma.
• Falta de historia clínica en pacientes de consulta rápida.
• Consentimientos genéricos.
• Expedientes en cajas sin control.
• Estudios que se quedan en WhatsApp sin integrarse.

NOM-024: registro electrónico

La NOM-024-SSA3-2012 trata de los Sistemas de Información de Registro Electrónico para la Salud. Aparece como vigente en el registro federal de normalización consultado.

Si lleva expedientes en un programa, conviene preguntar a su proveedor:

1. ¿Cumple con la NOM-024? ¿Cómo lo demuestra?
2. ¿Hay respaldos? ¿Con qué frecuencia?
3. ¿Quién puede acceder y queda registro de cada acceso?
4. ¿Puedo exportar mis expedientes si cambio de sistema?
5. ¿Dónde se guardan los datos?
6. ¿Qué pasa si dejo de pagar?

Fuentes del sector señalan que un expediente electrónico tiene validez siempre que el sistema cumpla con los requisitos aplicables. Como la mayoría de esas fuentes son proveedores de software, conviene confirmarlo con un asesor.

Una hoja de cálculo en una computadora compartida no es un sistema de expediente clínico.

Aviso de funcionamiento

El aviso de funcionamiento informa a la autoridad que un establecimiento presta servicios. Para consultorios, las fuentes públicas identifican el trámite COFEPRIS-05-036, relativo al aviso de funcionamiento y de responsable sanitario de establecimientos de servicios de salud, y el COFEPRIS-05-056 para modificaciones o bajas.

Las mismas fuentes lo reportan como un trámite gratuito y en línea, a través de la plataforma de COFEPRIS. Según Uno TV, COFEPRIS alertó a médicos sobre el uso de gestores para este trámite. Si le ofrecen tramitarlo a cambio de un pago, verifique primero en el canal oficial.

Tenga a la mano:

• Datos del propietario y del establecimiento.
• Domicilio del consultorio.
• Actividades que realiza.
• Datos del responsable.
• Cédula profesional.

Actualícelo cuando cambie de domicilio, de responsable o de actividades. Si renta por horas en un consultorio compartido, pregunte quién presentó el aviso y si cubre su actividad.

Otros puntos que conviene revisar

No todo depende de estos trámites. Dependiendo de su actividad, puede ser necesario revisar:

• Infraestructura y equipamiento de la atención ambulatoria.
• Residuos peligrosos biológico-infecciosos, con un manejo y contrato de recolección adecuados.
• Licencia sanitaria, si realiza procedimientos que la requieren.
• Equipos de rayos X, con reglas específicas.
• Protección civil y uso de suelo, según su municipio.
• Datos personales, con aviso de privacidad.
• Fiscal, con comprobantes y facturación.

Las inspecciones se concentran en lo que realmente ocurre en el establecimiento. Una guía de autoverificación ayuda a detectar faltas antes de una visita.

Lista de revisión para su consultorio

Cómo organizar sus documentos

Cree una carpeta física y una digital con cuatro secciones:

1. Identidad. Título, cédulas y certificación.
2. Establecimiento. Aviso de funcionamiento, contrato de renta y licencias.
3. Operación. Contratos de residuos y mantenimiento.
4. Publicidad. Avisos y copias de lo publicado. Revise el aviso de publicidad.

Fije una fecha anual para revisar todo. Las vigencias vencidas suelen descubrirse en el peor momento.

Por qué esto importa para su posicionamiento

Podría parecer un tema ajeno a Google, pero se relaciona de tres maneras:

• Admisión. La Red pide consultorio con aviso de funcionamiento.
• Confianza. Un paciente que verifica sus datos debe encontrarlos en orden.
• Riesgo. Una mayor visibilidad también implica más atención sobre su consultorio.

Anunciarse sin tener resuelta la base puede ser contraproducente. Primero ordene el consultorio, y después invierta en ser encontrado.

Si está abriendo su primer consultorio

1. Elija el local y confirme que es apto.
2. Presente su aviso de funcionamiento con la anticipación que marque la autoridad.
3. Defina su sistema de expediente.
4. Prepare consentimientos y aviso de privacidad.
5. Contrate lo necesario para residuos.
6. Exhiba sus cédulas.

Después, lea del IMSS a la consulta privada y qué puede publicar un médico.

Consentimiento informado: una pieza que suele fallar

La carta de consentimiento no debe ser un trámite de último momento. Conviene que explique el procedimiento, sus riesgos, sus alternativas y que la persona pudo preguntar. Una plantilla genérica que no menciona lo que se hará ofrece poca protección para ambas partes.

Revise que cada carta tenga fecha, nombre, firma y los datos que exija la norma para su caso. Si atiende a menores o a personas que no pueden decidir, confirme quién debe firmar.

Quién puede ver un expediente en su consultorio

Defina quién accede y para qué. Su asistente puede necesitar datos de agenda, pero no necesariamente toda la historia clínica. En un consultorio compartido, los expedientes de cada médico deben mantenerse separados. Si usa un sistema electrónico, asigne un usuario a cada persona y evite compartir contraseñas. Si guarda papel, use un archivo con llave, fuera del alcance de pacientes y visitas.

Lo esencial

• Son obligaciones distintas: expediente, sistema electrónico y aviso del establecimiento.
• Confirme siempre con fuentes oficiales.

Dónde obtener información oficial

• El sitio de COFEPRIS y su buscador de trámites.
• La autoridad sanitaria de su estado.
• El texto de cada norma en el Diario Oficial.

Conozca cómo cuidamos el cumplimiento en nuestro enfoque de marketing médico. La Red revisa criterios de publicidad, pero la responsabilidad sanitaria y legal de su consultorio sigue siendo suya.

Preguntas frecuentes

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